Delta Travel Exception Policy - West Africa Health Situation - Bulletin 1 - August 1, 2014

Delta, Air France, KLM, Alitalia and Virgiin Atlantic News for Travel Professional

TRAVEL EXCEPTION POLICY ADVISORY      West Africa Health Situation

BULLETIN # 1                                                     ISSUED: August 1, 2014 12:00N EST

Applies for tickets issued on or before August 1, 2014

Delta Air Lines is offering travel options for customers who wish to make a voluntary itinerary change due to the health situation in Guinea, Liberia, Nigeria, and Sierra Leone.

ATTN WORLDSPAN (1P) USERS – Please note procedures below.

Note: DL/AF/KL/AZ policies may vary between carriers due to local operational circumstances and limitations.

DL/KLM (Air France information is located at the end of this document.)

Reason:                                     West Africa Health Situation

Dates of Impacted Travel:         August 1, 2014 through August 15, 2014

Applicable to Travel On:          Delta / Delta Connection / DL Coded KLM operated / KLM operated DL coded / KLM coded KLM operated / AF coded DL operated  /DL  coded AF operated

Issued On:                               DL 006 / KL 074 ticket stock

Affected Area(s) To, From or Through: 

  •    Abuja, Nigeria (ABV)
  •    Conakry, Guinea (CKY)
  •    Freetown, Sierra Leone (FNA)
  •    Lagos, Nigeria (LOS)
  •    Monrovia, Liberia (ROB)
  •    Port Harcourt, Nigeria (PHC)

Delta will waive administrative change fees and travel agents may rebook and reissue tickets provided the below guidelines are met and applied:

  • Travel has not commenced on the affected flight segment and the ticket has not been reissued by Delta
  • The first departure flight is more than 3 hours away
  • Customer has not checked in (If checked in, Delta must reissue the ticket)
  • Only one change is permitted under this policy (Bulletin #) without a change fee (Administrative Service Charge - ASC).
  • Tickets can only be reissued by the agency that originally issued the ticket
  • Bulk/Net Fare tickets must be referred to original issuing agent
  • Some affected itineraries may have been proactively rebooked and reissued. If assistance is needed with additional changes, please contact Delta.
  • Changes outside of these guidelines are subject to the reissue rules of the ticketed fare. This includes any applicable additional collection or administrative fees.

Applicable Dates

New travel must originate on or before:                             August 31, 2014             

New travel must be rebooked no later than:                      August 31, 2014      

Ticket must be reissued on or before:                               August 31, 2014      

Change to Origin / Destination

  • Changes to Origin / Destination are permitted and subject to additional collection for the new itinerary.  To reissue, apply the value of the unused flight coupon (s) and exchange to issue another ticket with the new origin/destination at current applicable fares. Collect any applicable fare difference at the time of reissue.
  • Change fee may be waived provided ticket is reissued within policy guidelines, PNR is documented with OSI and the applicable change fee waiver code is applied as noted in the waiver section below.

Minimum/Maximum Stay Requirements

Minimum/Maximum Stay Requirements may be waived under these circumstances:

  • When a change to the outbound travel occurs, the unaffected return date may be changed to protect the original length of the trip. The return travel must be booked in the original class of service.
  • Change fee may be waived provided ticket is reissued within policy guidelines. In addition, PNR must be documented with OSI and the applicable waiver code used and documented on ticket as noted below.

Applicable Booking Class

Rebook permitted as indicated below:

  • If new travel originates August 1, 2014 through August 31, 2014, rebook permitted in same class of service as originally ticketed.  (class to class) If same class is not available, any difference in fare between original ticket and the new ticket must be collected.
  • Change fee may be waived provided ticket is reissued within policy guidelines. In addition, PNR must be documented with OSI and the applicable waiver code used and documented on ticket as noted below.

If customers are unable to rebook or reissue their ticket within the given timeline, they can cancel their reservation and use the value of the ticket toward the purchase of a new ticket for a period of one year from the date of original issuance.

  • Change fee may be waived if customers reissue tickets on or before August 31, 2014, provided ticket is reissued within policy guidelines. In addition, PNR must be documented with OSI and the applicable waiver code used and documented on ticket as noted below.
  • Please note for tickets reissued after August 31, 2014, change fees will apply.

Future Travel Rebooking Options

  • Customers who reschedule their reservation for travel after August 31, 2014, and are able to reissue no later than August 31, 2014, may be subject to any applicable additional fare for their new itinerary, however, the change fee will be waived. In addition, PNR must be documented with OSI and the applicable waiver code used and documented on ticket as noted below.
  • Please note for tickets reissued after August 31, 2014, change fees will apply.

Required Documentation for Reissue

 (IMPORTANT - WORLDSPAN 1P USERS  See note.)

1. PNR must be documented with a valid OSI message:

  • 3OSI DL CHANGES PER W. AFRICA HEALTH 01AUG14

2. The reissued ticket must include the proper waiver code based on rebooked itinerary.

  • Event waiver codes 
    • Use Waiver code R2G8D for rebooking class to class
    • Use Waiver code Z7M8U to waive change fee only, provided:
      • New itinerary is rebooked/ ticketed within all parameters of this policy
      • New itinerary is priced at current applicable fares and rules

Waiver code placement/GDS ticket information (WorldSpan (1P) Users – see note)

If no ticket designator is applicable, waiver code to be placed in ticket designator field

If a ticket designator applies, place waiver code in tour code box

If tour code box is not available, place waiver code in the endorsement field

NOTE: 1P USERS – WORLDSPAN  - If applying Rapid Reprice, please use the following procedure: 

PNR and WAIVER CODE INFORMATION

  • Add OSI only:
    • 3OSI DL CHANGES PER W. AFRICA HEALTH 01AUG14
  • Do not add the waiver code
  • Waiver code will automatically be added to endorsement info.     

Enroute/Diversion

Connecting customers’ enroute to one of the above-listed destinations or whose flights are diverted should work directly with the airport to rebook their travel.

Refunds

If a customer’s flight is cancelled due to this event, and no other alternate flights are acceptable, travel agents may refund a totally unused non-refundable ticket(s) through normal ARC/BSP processing.

Required Documentation for Refunds

PNR must be documented with the following OSI message:

  • 3OSI DL REFUNDS PER W. AFRICA HEALTH 01AUG14

Travel agents may also utilize the Travel Agent Weather Event Online Refund form to submit a refund request in the following cases:

  • If a ticket has already been reissued by Delta or the ticket is partially used
  • Travel agents whose customers contact them directly to initiate the refund

Additional Information

Delta will continue to monitor this event waiver and adjust this policy if needed. Changes will be posted on Delta's travel agency site and delta.com. Please check this source frequently for the most up to date information.

  • Delta’s travel agency site: Go to Exception Policies, and click on the View all exceptions link.
  • Visit delta.com and select Flight Status.
  • Contact your Sales Support Centers or Delta Reservations 800-221-1212 (Domestic) or 800-241-4141 (International)

Delta encourages all customers to check flight and gate status prior to leaving for the airport. For complete travel information, visit www.delta.com.

AIR FRANCE

Travel agents may visit AgentConnect.biz for complete details and any applicable rebooking instructions whenever flight irregularities occur.

To find current flight changes and rebooking instructions on www.AgentConnect.biz:

From the top of the Home Page:
Select “NEWS & PROMOTIONS" > "Schedule Changes" > under “Daily Report/Flash” click “Instructions” >

Click the link for the desired instructions at the top of the instructions page for specific procedures on rebooking affected passengers.

For additional assistance in rebooking, travel agents may call Air France’s dedicated travel agency number at 1-800-446-9708 (1 800 363 5505 in Canada).

Air France encourages all customers to check flight and gate status prior to leaving for the airport. For complete travel information, visit www.airfrance.com.

ALITALIA

Travel agents may visit Alitalia’s agency site for the most up to date information.


AVIS RELATIF À LA POLITIQUE D’EXCEPTION DE VOYAGE       Situation sanitaire en Afrique de l’Ouest

BULLETIN N° 2                                                           PUBLIÉ : le 11 août 2014 à 16 h 00 Heure de l’Est

Bulletin 1 – Pour consulter le Bulletin 1 sur la situation sanitaire en Afrique de l’Ouest, veuillez cliquer ici.

Concerne les billets émis le ou avant le 11 août 2014

Delta Air Lines modifie les options de voyage destinées aux clients qui souhaitent d’eux-mêmes modifier leur itinéraire en raison de la situation sanitaire en Guinée, au Libéria, au Nigeria et en Sierra Leone.

À L’ATTENTION DES UTILISATEURS DE WORLDSPAN (1P) – Veuillez noter les procédures ci-dessous.

Remarque : les politiques DL/AF/KL/AZ peuvent varier selon les compagnies aériennes en raison des circonstances et des limites opérationnelles locales.

DL/KLM (les informations concernant Air France se trouvent à la fin de ce document.)

Raison :                                                                Situation sanitaire en Afrique de l’Ouest

Dates de voyage affectées :                        Du 1er août 2014 au 30 septembre 2014

Concerne les voyages avec :                       Delta/Delta Connection/code DL, assuré par KLM/assuré par KLM, code DL/code KLM, assuré par KLM/code AF, assuré par DL/code DL, assuré par AF

Émis sur :                                                             Stock de billets DL 006 / KL 074

Région(s) affectée(s) Du/au :

  • Abuja, Nigeria (ABV)
  • Conakry, Guinée (CKY)
  • Freetown, Sierra Leone (FNA)
  • Lagos, Nigeria (LOS)
  • Monrovia, Libéria (ROB)
  • Port Harcourt, Nigeria (PHC)

Delta renonce à l’imposition des frais administratifs de modification et les agents de voyage peuvent réserver et réémettre des billets dans la mesure où les directives ci-dessous sont respectées et appliquées :

  • Le voyage n’a pas encore commencé sur le segment du vol affecté et le billet n’a pas été réémis par Delta.
  • Le départ du premier vol a lieu dans plus de 3 heures.
  • Le client n’a pas procédé à l’enregistrement (dans le cas contraire, Delta doit réémettre le billet).
  • Une seule modification est autorisée dans le cadre de cette politique (n° de bulletin) sans frais de modification (frais de service administratifs [Administrative Service Charge, ASC]).
  • Les billets ne peuvent être réémis que par l’agence qui a initialement émis le billet.
  • Le tarif des billets net/en gros doit être signalé à l’agent émetteur d’origine.
  • Certains itinéraires affectés peuvent avoir été réservés et émis à nouveau de manière proactive. Si vous avez besoin d’aide pour effectuer des modifications supplémentaires, veuillez contacter Delta.
  • Les modifications effectuées en dehors de ces lignes directrices sont soumises aux règles tarifaires de réémission du billet. Cela comprend tous les frais supplémentaires applicables de recouvrement ou administratifs.

Dates applicables

Le nouveau vol doit partir au plus tard le :                                                  31 octobre 2014

Le nouveau vol doit être réservé à nouveau au plus tard le :                        31 octobre 2014

Le billet doit être émis à nouveau au plus tard le :                                      31 octobre 2014

Changement d’origine/de destination

  • Les changements d’origine/de destination sont autorisés et sujets à des frais supplémentaires pour le nouvel itinéraire. Pour émettre à nouveau un billet, appliquez la valeur du ou des coupons de vol non utilisés et procédez à l’échange pour émettre un autre billet avec la nouvelle origine/destination aux tarifs actuels applicables. Encaissez la différence de tarif applicable au moment de la nouvelle émission.
  • Les frais de modification peuvent être offerts à condition que le billet soit émis à nouveau conformément aux lignes directrices de la politique, que le PNR soit documenté par l’OSI et que le code d’exonération de frais de modification applicable soit appliqué tel que cela est indiqué dans la section d’exonération ci-dessous.

Exigences de durée de séjour minimale/maximale

Les exigences de durée de séjour minimale/maximale peuvent être ignorées dans les circonstances suivantes :

  • Lorsqu’une modification du vol aller a lieu, la date de retour non affectée peut être modifiée afin de conserver la durée de séjour d’origine. Le vol retour doit être réservé dans la classe de service d’origine.
  • Les frais de modification peuvent être offerts à condition que le billet soit émis à nouveau conformément aux lignes directrices de la politique. En outre, le PNR doit être documenté par l’OSI et le code d’exonération applicable utilisé et figurant sur le billet, tel que cela est indiqué ci-dessous.

Classe de réservation applicable

Nouvelle réservation autorisée dans les conditions indiquées ci-dessous :

  • Si le nouveau vol part entre le 1er août 2014 et le 31 octobre 2014, la nouvelle réservation est autorisée dans la même classe de service que celle du billet d’origine. (de classe à classe) Si la même classe n’est pas disponible, la différence de tarif entre le billet d’origine et le nouveau billet doit être encaissée.
  • Les frais de modification peuvent être offerts à condition que le billet soit émis à nouveau conformément aux lignes directrices de la politique. En outre, le PNR doit être documenté par l’OSI et le code d’exonération applicable utilisé et figurant sur le billet, tel que cela est indiqué ci-dessous.

Si les clients ne sont pas en mesure de réserver ou d’émettre à nouveau leur billet dans le délai imparti, ils peuvent annuler leur réservation et utiliser la valeur du billet pour l’achat d’un nouveau billet, et ce, pendant une période d’un an à compter de la date de la première émission.

  • Les frais de modification peuvent être offerts si les clients émettent à nouveau des billets au plus tard le 31 octobre 2014, à condition que le billet soit émis à nouveau conformément aux lignes directrices de la politique. En outre, le PNR doit être documenté par l’OSI et le code d’exonération applicable utilisé et figurant sur le billet, tel que cela est indiqué ci-dessous.
  • Veuillez noter que, pour les billets émis à nouveau après le 31 octobre 2014, des frais de modification seront appliqués.

Futures offres de modification de réservation

  • Les clients qui reporteront leur réservation pour voyager à une date ultérieure au 31 octobre 2014 et dont le billet sera émis à nouveau avant le 31 octobre 2014 pourront être soumis à des tarifs supplémentaires selon leur nouvel itinéraire, cependant ils seront exonérés des frais de modification. En outre, le PNR doit être documenté par l’OSI et le code d’exonération applicable utilisé et figurant sur le billet, tel que cela est indiqué ci-dessous.
  • Veuillez noter que, pour les billets émis à nouveau après le 31 octobre 2014, des frais de modification seront appliqués.

Documentation requise pour la nouvelle émission

 (IMPORTANT – POUR LES UTILISATEURS DE WORLDSPAN 1P Voir la note.)

1. Le PNR doit être documenté par le message OSI suivant :

  • CHANGEMENTS 3OSI DL SELON SITUATION SANITAIRE EN AFRIQUE DE L’OUEST 01AOÛT14

2. Le billet émis à nouveau doit comprendre le code d’exonération approprié en fonction de l’itinéraire de la nouvelle réservation.

  • Codes d’exonération exceptionnelle
    • Utilisez le code d’exonération G3K9Q pour les modifications de réservation d’une classe à une autre
    • Utilisez le code d’exonération N6T5V pour supprimer les frais de modification uniquement, à condition que :
      • Le nouvel itinéraire soit réservé/émis à nouveau conformément à tous les paramètres de la présente politique.
      • Le nouvel itinéraire soit soumis aux tarifs et aux règlements actuels applicables.

Placement du code d’exonération/informations sur le billet SMD (Utilisateurs WorldSpan (1P) Voir la note)

Si aucun code billet n’est applicable, le code d’exonération doit être placé dans le champ du code billet.

Si un code billet s’applique, placez le code d’exonération dans l’emplacement du code voyage.

Si l’emplacement du code voyage n’est pas disponible, placez le code d’exonération dans le champ d’approbation.

REMARQUE : UTILISATEURS 1P – WORLDSPAN – Si vous utilisez la fonction Rapid Reprice (prix rapidement recalculé), veuillez utiliser la procédure suivante : 

PNR ET INFORMATION DU CODE D’EXONÉRATION

  • Ajoutez uniquement l’OSI :
    • CHANGEMENTS 3OSI DL SELON SITUATION SANITAIRE EN AFRIQUE DE L’OUEST 01AOÛT14
  • N’ajoutez pas le code d’exonération
  • Le code d’exonération est automatiquement ajouté aux informations d’approbation

Correspondance/Déviation

Les clients en correspondance vers l’une des destinations énumérées ci-dessus ou dont les vols sont annulés doivent s’adresser directement à l’aéroport pour réserver à nouveau leur vol.

Remboursements

Si le vol d’un client est annulé en raison de cet événement et qu’aucun vol alternatif n’est acceptable, les agents de voyages peuvent rembourser le ou les billets non remboursables entièrement non utilisés par l’intermédiaire de la procédure ARC/BSP normale.

Documentation requise pour les remboursements

Le PNR doit être documenté par le message OSI suivant :

  • REMBOURSEMENTS 3OSI DL SELON SITUATION SANITAIRE EN AFRIQUE DE L’OUEST 01AOÛT14

Les agents de voyage peuvent également utiliser le formulaire de remboursement en ligne pour agents de voyages concernant les événements météorologiques pour soumettre une demande de remboursement dans les cas suivants :

  • Si un billet a déjà été émis à nouveau par Delta ou si le billet est partiellement utilisé.
  • Pour les agents de voyages que les clients contactent directement pour obtenir le remboursement.

Informations supplémentaires

Delta continuera à surveiller cette exonération spéciale et ajustera la présente politique si nécessaire. Les modifications seront publiées sur le site web de l’agence de voyage Delta et sur delta.com. Veuillez consulter ces sources fréquemment afin d’obtenir les informations les plus à jour.

  • Le site web de l’agence de voyage Delta : Rendez-vous sur Politiques relatives aux exceptions, et cliquez sur le lien Voir toutes les exceptions.
  • Rendez-vous sur delta.com et choisissez Statut des Vols.
  • Contactez vos Centres d’assistance clientèle ou le service de réservation de Delta au +1 800 221 1212 (appel national) ou +1 800 241 4141 (appel international).

Delta encourage tous les clients à vérifier le statut de leur vol et leur porte d’embarquement avant leur départ pour l’aéroport. Pour obtenir des informations de voyage complètes, consultez www.delta.com.

AIR FRANCE

Les agents de voyage sont invités à se rendre sur le site AgentConnect.biz pour obtenir des informations détaillées et connaître les instructions concernant les modifications de réservation applicables en cas de changements apportés aux vols.

Pour trouver les instructions actuelles de modification de réservation et de nouvelle réservation sur www.AgentConnect.biz :


Depuis le haut de la page d’accueil :
Choisissez « ACTUALITÉS ET PROMOTIONS » > « Modifications d’horaires » > dans « Rapport quotidien/flash », cliquez sur « Instructions » >

Cliquez sur le lien des instructions désirées en haut de la page d’instructions afin d’obtenir les procédures spécifiques de modification des réservations des passagers affectés.

Pour obtenir une assistance supplémentaire concernant la modification de réservation, les agents de voyage peuvent appeler la ligne Air France consacrée aux agences de voyages au
+1 800 446 9708 (+1 800 363 5505 au Canada).

Air France encourage tous les clients à consulter le statut de leur vol et de leur porte d’embarquement avant leur départ pour l’aéroport. Pour obtenir des informations de voyage complètes, consultez www.airfrance.com.

ALITALIA

Les agents de voyage peuvent se rendre sur le site de l’agence Alitalia pour consulter les informations les plus récentes.

 
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